第 11 課 · 實戰二：把一疊亂筆記、逐字稿，併成一份乾淨文件＋一張總表

你桌上（電腦裡）那疊散亂的會議記錄、錄音逐字稿、隨手打的筆記——以前你得一份份讀、一段段抄、剪剪貼貼拼半天。這一課，我們把這攤活交給 agent 做給你看。

先講一句讓你會心一笑的話：這一課要做的事，其實你以前一直在做。

「把好幾份會議逐字稿整理成一份乾淨的記錄」「把一堆檔案的重點抽出來、做成一張總表」——這些是不是很眼熟？這就是會議記錄、摘要、整理這些老掉牙的辦公室雜務。差別只有一個：以前是你自己一個字一個字弄，現在你要學會『交給 agent 做』。 舊任務、新做法，如此而已。

💡 這一課是實戰第二發。上一個實戰你已經體驗過「叫 agent 動手、看它做完」的感覺了。這一課我們挑一種更貼近你日常、也更能省下大把時間的活——讀很多份檔、整理出一份成果——手把手帶你做兩個真實任務。照著做，你桌上那疊東西就會變乾淨。

這一課你會學會回答三件事：

1. 怎麼讓 agent 把散落的多份筆記／逐字稿，併成一份乾淨、有結構的文件？
2. 怎麼讓它把很多檔案的重點抽出來、整理成一張總表？
3. 這種「讀很多檔、輸出一份」的活，怎麼顧 token（別讓它一次吞太多、爆你花費）又保住正確性（別漏、別編）？

這一課要做的兩件真事

我們不空談，直接鎖定兩個你八成下週就用得上的任務：

兩個任務長得不一樣，但骨架是同一個——讀進很多份檔，吐出一份成果。整個系列的實戰，這種形狀最常見，也最值得學。先把這個形狀畫出來，你心裡就有底了：

flowchart LR
    subgraph in["一疊散亂的檔案"]
        f1["逐字稿 1"]
        f2["逐字稿 2"]
        f3["筆記 3 ..."]
    end
    in --> agent["agent 讀完後照你的要求整理"]
    agent --> out["一份乾淨文件<br/>或一張總表"]

⚠️ 先劃一條線：這一課全部是檔案、文件的雜務，完全不寫程式。你不會看到任何要你「寫程式」的東西。你要做的，跟你以前手動整理會議記錄是同一件事，只是這次是用嘴巴（打字）交代 agent 去做。

開工前的「擺盤」：先把散落的檔案集中到一個資料夾

這是這種「讀很多檔」的任務唯一比上次多出來的準備動作，很簡單，但做了會讓後面順很多。

還記得第 5 課那個重點嗎——% 前面那個位置，代表 agent 目前站在哪個資料夾，而它幹活就是在它站的那個資料夾裡動檔案。所以「讀很多檔」的第一步，就是把要處理的檔案先通通搬進同一個資料夾，再讓 agent 站進去。這樣你講「這個資料夾裡的檔案」它就懂，不用你一個一個報路徑。

手把手（Mac）：

1. 在桌面對著空白處按右鍵 →「新增檔案夾」，取個好認的名字，比如 會議整理。
2. 把這次要處理的檔案（那 3 份逐字稿）通通拖進去。跟這次無關的檔案就別放進來——這一步很關鍵，等下講 token 時你會懂為什麼。
3. 用第 8 課學過的那招讓 agent 站進這個資料夾：打開 terminal，打 cd （cd 後面記得空一格），再把 會議整理 資料夾從桌面直接拖進 terminal 視窗——它會自動幫你補上完整位置，按 Enter。確認 % 前面顯示 會議整理，就代表站對位置了。
4. 在這個 terminal 裡打 claude、按 Enter，把 agent 叫起來——就跟你上個實戰一樣。

💡 用 Windows 的人這樣做：新資料夾在桌面按右鍵 →「新增」→「資料夾」；terminal 改開「Windows Terminal 或 PowerShell」（開始選單搜尋就有）。一樣打 cd ＋空一格，把資料夾拖進 PowerShell 視窗帶出完整位置、按 Enter，再打 claude 起來。除了這幾步，後面的操作 Mac、Windows 都一樣。

💡 怎麼確認 agent 真的站對位置了？ 進到 agent 裡，給它一句話：列出現在這個資料夾裡有哪些檔案。它會把檔名列給你。你對一下——那 3 份逐字稿都在、沒有多餘的東西——就代表擺盤成功，可以開工了。這一步只是「看一眼」，它不會動任何檔案，很安全。

💡 熟了之後有個更快的捷徑：對著資料夾按右鍵 →「服務」→「在檔案夾中開啟新終端機視窗」，terminal 會直接開在那個資料夾裡，連 cd 都省了。（Windows 也有：在檔案總管進到那個資料夾，按住 Shift＋對空白處按右鍵 →「在這裡開啟 PowerShell 視窗」，效果一樣。）找不到這個選項也沒關係（Mac 預設有時沒開），用上面 cd＋拖曳那招一定行。

任務一：三份逐字稿 → 一份乾淨的會議記錄

擺盤好了，agent 也站進 會議整理 資料夾了。開工。

第一步：把「你要什麼」講清楚

這種任務成敗八成決定在你怎麼下指示。你給它的指示越具體（尤其是「你要的成果長什麼結構」），它做出來的東西越接近你要的、你事後越不用重弄。

別這樣講（太模糊，它只能猜）：

❌ 幫我把這幾個逐字稿整理一下。

「整理」是什麼？整理成幾段？要不要留閒聊？它不知道，只能自己發揮——然後大概率不是你要的。

改成這樣講，把「成果的樣子」直接畫給它（這整段就是你給它的指示，你可以照著改成你自己的欄目，貼進去用）：

這個資料夾裡有 3 份同一個專案的會議逐字稿（檔名開頭是「會議」）。
請幫我把這 3 份併成「一份」乾淨的會議記錄，用下面這個結構：

一、會議基本資訊（日期、與會者）
二、討論的主題（分點列出）
三、做成的決議
四、待辦事項（誰、要做什麼、什麼時候前完成）

逐字稿裡的口語贅字、離題閒聊、跟決策無關的寒暄，請省略。
整理好之後，存成一個「新檔」叫「會議記錄-整理版.md」，
請不要改到原本那 3 份逐字稿。

這段指示藏了三個讓你少踩坑的細節，我拆給你看：

• 「用下面這個結構」：你把成果的骨架先給它，它就照著填，不會東拼西湊。這是這類任務最省事的一招。
• 「存成一個新檔……不要改到原本那 3 份」：這是叫它產出新檔、別動原檔，萬一它整理得不對，你的原始逐字稿一個字都沒少，重來就好。但這句話要講清楚：「存成新檔」只是要求它別覆蓋原檔，不等於真的備份。逐字稿、拜訪紀錄這種東西弄丟了就沒有了（原始素材，重錄不回來），所以開工前，請照第 9 課那樣先真的把資料夾複製一份放旁邊——別只靠這句「存成新檔」保平安。
• 「請省略……閒聊、寒暄」：你先講好哪些不要，它就不會把一堆廢話也搬進乾淨版裡。

第二步：看著它做，該確認就確認

按 Enter 送出後，agent 通常會先跟你回報它打算怎麼做，動手前（尤其是要建新檔、寫檔案時）會自己跳出來問你一句「要我這樣做嗎」——這就是第 9 課的權限：它動手前先問你一聲，你點頭它才做。

💡 別急著一路狂按同意。它動手前那句確認，是你攔截誤會的最後一道關卡。看它說「我要建立 會議記錄-整理版.md」——對，那就放行；要是它說要「改寫」或「刪掉」你的原始檔，那就是誤會了，喊停、把指示講清楚再來。主導權在你手上，Enter 是你按的，這條第 5 課就講過了。

第三步（最重要）：收到成果，別急著用——先驗收

它做完了，資料夾裡多了一個 會議記錄-整理版.md。先別直接轉寄出去。 這是這一課我最想釘進你腦子的一件事：

⚠️ agent 很強，但它不是不會出錯。 面對又長又亂的逐字稿，它可能漏掉某一段（尤其藏在閒聊中間的一個決議），也可能自己「補」一個逐字稿裡根本沒講過的結論（這種「無中生有」我們白話叫它「編」）。它不是故意的——就像第 4 課說的，它是個手腳很快、但不會替你多想的新人。所以交出去以前，你一定要自己驗收（自己掃一遍）。

驗收不是叫你把 3 份逐字稿逐字重讀一次（那就失去找它幫忙的意義了）。是抽查那些「錯了會出事」的關鍵資訊：

• 決議對不對：每一條「決定要做 X」，回原檔對一下真的有這回事。
• 人名、日期、數字：這些最容易被它抄錯或抄漏，一個個核對過去。
• 有沒有憑空多出來的東西：讀起來特別「圓滿、漂亮」的句子要警覺，回頭確認逐字稿裡真的有講。
• 有沒有明顯少一塊：你記得會議吵過某件事，成果裡卻完全沒提，那可能被漏了——請它「補上關於 XX 的討論」。

💡 有個好用的追問：整理完直接問它一句 這份記錄裡，哪些是逐字稿裡明確講過的、哪些是你自己歸納補充的？ 它會把「原文有的」和「我幫你推的」分開講，你要查的重點就一目了然。

💡 驗收完想轉寄給同事？先懂一下 .md 這個檔。 它是一種純文字檔，用電腦內建的記事本（Mac 是「文字編輯」、Windows 是「記事本」）點兩下就能打開，只是裡面會夾著 #、*、- 這些排版用的符號，看起來有點素。要交給同事，最省事的是再跟 agent 要一份好讀的版本：把這份會議記錄另外存成一份 Word 檔（或純文字檔），我要寄給同事；或者你自己把內容貼進 Word 稍微排一下再寄，也行。

任務二：一整個資料夾的檔 → 一張總表

第二個任務形狀不太一樣：不是合併成一篇文章，而是每份檔各抽幾個重點，排成一張表。這正是你以前做「彙整表」「摘要表」時最花時間的活。

做法跟任務一同一套（集中檔案 → 站進去 → 給指示 → 看住它 → 驗收），差別在指示怎麼寫。但別在剛剛那個對話、那個資料夾裡直接接著做——這是另一批不相干的檔（客戶拜訪紀錄，不是剛剛的會議逐字稿）：開工前先另開一個乾淨的資料夾（例如叫 客戶拜訪）、把拜訪紀錄放進去，再照第 8 課那招重新站進去；因為是換一件不相干的事，也可以開一個新對話再做，免得剛剛一大堆會議內容還掛在對話裡，既佔用量、又容易混。擺好之後，表格類的任務，關鍵是把「表格的欄位」先定死：

這個資料夾裡有一堆客戶拜訪紀錄，每個客戶一個檔。
請每一份都幫我抽出下面這幾項，彙成「一張總表」：

客戶名稱 ｜ 拜訪日期 ｜ 對方窗口 ｜ 這次談的重點 ｜ 下一步該做什麼

做成表格，存到一個新檔「客戶拜訪-總表.md」。
如果某一份裡「找不到」某個欄位的資料，那一格就寫「未提及」，
不要自己猜、也不要留白。

同樣的三個心法，換個場景又出現一次：

• 欄位先講死：你把表頭欄位一列出來，它每份檔就照這幾格去找，整張表才會對齊、好讀。
• 「找不到就寫『未提及』，不要自己猜」：這一句是**專門用來擋「編造」**的。你不講，它遇到缺漏可能自己腦補一個看似合理的答案；你講了，它就會誠實留下「未提及」，你一眼就知道哪幾格要自己去補。
• 「存到一個新檔」：一樣，產出新檔、不碰原始拜訪紀錄。

做完一樣要驗收：隨機挑兩三個客戶，回去對一下他們的原始檔，看抽出來的「重點」「下一步」有沒有走鐘。表格因為每格很短，反而更容易一眼看出哪裡怪。

💡 表格做好後，你想搬去 Excel 也很順——直接跟它說 把這張表另外存成一個 CSV 檔，我要用 Excel 打開，它就會生一個 Excel 點兩下就能開的檔給你。

token 這一關：讀很多檔會「吃很兇」，怎麼顧住用量

這是「讀很多檔」這類任務專屬的坑，一定要單獨拉出來講。

你在第 7 課已經懂了 token（花費的計量單位，用越多越貴）和用量（你花掉了多少）。這一課不重講它們是什麼，只講一個新重點：

讓 agent 讀檔，等於把那些檔的內容「塞進去」給它看——塞進去的字越多，吃掉的 token 就越多。 你一次丟 3 份短逐字稿，還好；要是你一次把50 份又臭又長的逐字稿全倒給它，那是一大坨字一次灌進去，用量會瞬間衝高——照第 7 課分的兩種人來看：計次的人這一趟花費直接墊高，訂閱（吃到飽）的人不會當場多付錢、但會更快撞到用量上限被限速。兩種人都不划算，能少灌就少灌。

而且不只「讀進去」花錢，「吐出來」也算。所以如果你沒交代清楚，它把每份檔的內容原封不動又覆述一遍，那是進、出兩頭都在燒 token。

怎麼辦？記三招，外加一個誠實的提醒：

第一招：先小批「試跑」，對了再放大。 別一上來就把 50 份全丟。先只丟 2、3 份，叫它做給你看：

先只處理其中 2 份就好，做出來給我看格式對不對，我確認 OK 再處理全部。

格式對了、驗收沒問題，你再放行剩下的。這招的意義是——別用一大筆 token 去換一個可能整批做錯的結果。

flowchart LR
    a["先丟 2-3 份試跑"] --> b["驗收一下格式對不對"]
    b -->|對了| c["再放全部 或 分批處理"]
    b -->|不對| d["改一下你給它的指示<br/>重試 (只花小錢)"]
    d --> a

第二招：只放「這次要處理的檔」，別讓它去翻無關的東西。 還記得開工前叫你「跟這次無關的檔別放進資料夾」嗎？就是為了這個。資料夾越乾淨，它讀的字越少、花的 token 越少。你也可以在指示裡先把範圍框好：只處理檔名開頭是「會議」的檔，其他不要碰。

第三招：檔太多、太長就「分批」做。 50 份實在多，那就分批：先處理第 1～10 份、做成一張小表；再處理 11～20 份……最後叫它把幾張小表合起來。這樣每一批都在你能盯得住、也不會單次爆量的範圍內。

⚠️ 一個誠實的邊界，別被我誤導：分批的主要好處是「單次不爆量」和「早點發現做錯、不用整批重來」，不見得讓你的 token 總量變更省——同樣多的字，讀完就是讀完。真正幫你省大錢的，是第一招的「試跑」：它讓你別花一大筆去換一個錯的成果。分批，是讓你「顧得住、賠得起」。

💡 覺得心裡沒底？你隨時可以問它 這件事大概會用掉多少？ 或用第 7 課教你的方法看一下用量。這類「讀很多檔」的活，養成「先看一眼用量」的習慣：計次的人心裡有數、不會被這趟花費嚇到，訂閱的人也不會冷不防撞到上限被卡住。

交出去以前：一張驗收清單

這一課的兩個任務，成果都是要拿去用、拿去寄的。動手前的準備、過程中的看住它都做了，最後留這張清單給你，交出去前對一遍：

交件前驗收：

• [ ] 成果是存成新檔的嗎？原始檔有沒有被動到？（沒被動＝安全）
• [ ] 關鍵資訊（決議、人名、日期、數字、金額）抽查過、跟原檔對得上嗎？
• [ ] 有沒有讀起來「太漂亮」、疑似它自己編的句子？回原檔確認過了嗎？
• [ ] 你記得有、但成果裡沒有的東西——是不是被漏掉了？
• [ ] 表格裡該有資料卻空白、或寫著「未提及」的格子，你回頭補了嗎？

💡 一句話收尾這張清單：agent 幫你把 90% 的苦工做掉了，剩下那 10% 的「驗收」是你的活——而且這 10% 遠比從頭自己做輕鬆太多。 這就是「交給 agent 做」跟「叫 agent 全權負責」的差別：你還是那個負責的人，它是你手腳超快的助理。

重點回顧

• 這一課是舊辦公任務的回歸：會議記錄、摘要、彙整表——這些你本來就在做的檔案雜務，換成「交給 agent 做」。全程不寫程式，就是文件整理。
• 這類任務的共同形狀是「讀很多檔、輸出一份」：合併成一篇（任務一）或抽成一張表（任務二），做法同一套。
• 開工前先擺盤：把要處理的檔案集中到一個乾淨的資料夾，讓 agent 站進那個資料夾（第 8 課那招：cd ＋把資料夾拖進 terminal），再叫 claude 起來。
• 成敗看你怎麼下指示：把成果的結構／表格欄位先講死，並加上「存成新檔、不要動原檔」「找不到就寫『未提及』、不要自己猜」這兩句護身符。這就是看住它（權限、逐步確認、備份）在實戰裡的樣子——但別忘了，逐字稿、拜訪紀錄弄丟就沒有了，開工前要先照第 9 課真的複製一份放旁邊，「存成新檔」不等於備份。
• token 要顧：讀很多檔會吃很兇（讀進去、吐出來都算）。三招——先小批試跑（最省錢）、只放相關檔、檔多就分批。誠實邊界：分批主要是「單次不爆量、賠得起」，不見得總量更省；真正省大錢的是「試跑」。
• 正確性靠你驗收：agent 可能漏、也可能編。交出去前自己驗收一遍——重點抽查決議、人名、日期、數字，別逐字重讀。它做 90% 的苦工，你做 10% 的驗收。

你剛剛把「一疊亂七八糟的檔」變成了「一份乾淨文件」和「一張總表」，而且全程知道怎麼顧住用量、也知道怎麼替它驗收——這已經是很像樣的實戰功力了。

到這裡，你手上其實有了兩個 AI 幫手：只會聊天的網頁版 AI 幫手，跟會動手的 agent。下一課我們來把這件事講透：什麼時候該用哪一個？agent 的能耐到哪、界線又在哪？ 學會分辨這件事，你才算真正「會用」它們，而不是每件事都拿大槍打小鳥。

下一課：第 12 課 · 收尾：該用網頁版，還是派 agent？安全邊界，與你往後自己上手 →